Blogi: Kriisitilanteessa itseohjautuvuus ja oikea-aikaisuus auttavat palautumaan kriisistä

Koko maailmaa koskettava koronapandemia on kriisi, jollaista emme modernissa maailmassa ole ennen nähneet. Sen lopulliset vaikutukset ovat vielä hämäriä, mutta terveydelliset ja taloudelliset vaikutukset tulevat koskettamaan kaikkia tavalla tai toisella.

Kriisin kohdatessa organisaation on ensimmäisenä ymmärrettävä, miten ihmiset kohtaavat kriisin. Omat työntekijät ovat ydinporukka, jonka kanssa kriisi kohdataan. On ymmärrettävä, kuinka he kokevat kriisin ja mikä on heidän työkykynsä. Kun kriisin psykologiaa on määritelty, on seuraava askel luoda strategia selviytymiselle. Strategia ei voi olla täydellinen vaan sen on oltava joustava; on löydyttävä tie, jota yhdessä edetään tarvittaessa suuntaa muuttaen. Kolmanneksi on kyettävä oppimaan jatkuvasti tekemisen ohella. Tuntemattomassa tilanteessa ei voida lähteä siitä, että kaikki menee kerralla oikein. On havainnoitava, mitä ja miten tapahtuu ja muutettava toimintamallia havaitun mukaisesti.

Lean-ajattelun perusta on kokonaisuus, jossa itseohjautuvat toimijat toimivat yhdessä sovitun tavoitteen ja toimintamallin mukaisesti. Lähtökohtana on yhteinen tavoite, aktiivinen viestintä ja oikein ajoitettu ja määritelty toiminta, jolla kokonaisuutta viedään eteenpäin ilman raskasta keskusjohtoisuutta.

Malli toimii kriisitilanteessa hyvin. Eri toimijat, kuten sairaalat, maahantuloviranomaiset ja vaikka liikennöintiä suorittavat yhtiöt, kootaan samaan tilannehuoneeseen luomaan toiminnalle tavoitteet, viestintäväylät ja ajoitukset heti kriisin alussa. Kukin organisaatio toimii itsenäisesti asetetun tavoitteen eteen jatkuvasti toisilleen viestien tilanteen etenemisestä ja tarkentaen sen mukaan tavoitteita. Tarvittaessa tilannehuoneessa voi toimia jatkuvasti toimintaa koordinoiva ryhmä, mutta tilannehuone voi toimia myös ainoastaan säännöllisissä kokouksissa.

Itsenäiset organisaatiot seuraavat omaa toimintaansa itse ja tarvittaessa hankkivat lisää resursseja. Kaikki tukevat toisiaan ja tarvittaessa muut voivat jopa auttaa korvaamaan toimintakyvytöntä tahoa yhteisellä tekemisellä ja luovalla ongelmien ratkaisulla. Toimijat resurssoivat itsensä oikein ja toimivat sovitun oikea-aikaisesti. Tällä on iso merkitys onnistumisen kannalta.

Keskitetyn organisaatiomallin tai siiloutuneiden organisaatioiden maailmassa toiminnan jäykkyys ja johtajavetoisuus hidastavat ja vähentävät toiminnan joustavuutta. Myös resurssien optimointi ja riittävyys voivat vaarantua, kun päätöksenteko on kaukana reaalisesta toiminnasta. Näissä malleissa joudutaan usein odottelemaan toisten tekemistä ja toimintaa yliresurssoidaan, mikä luo ylimääräisiä kustannuksia.

Yksi keskeinen vahvuus Lean-ajattelun mukaisessa työskentelyssä on myös se, että päätöksenteon ollessa lähellä toimintaa ovat myös ongelmanratkaisukyky ja vastuun kantaminen organisaation jokaisella tasolla. Kriisitilanteessa toimintakyky säilyy, koska ihmiset ovat tottuneet toimimaan muuttuvassa tilanteessa ja ratkaisemaan ongelmia. Staattisissa organisaatioissa on totuttu odottamaan ohjeita ja varusteita, kun pitäisi jo toimia. Halutessamme suojella potilaita ja pitää yhteiskuntaa liikkeessä, on eduksi jos mahdollisimman moni miettii muuttuvassa tilanteessa toiminnan painopisteitä, mistä niiden toteuttamiseen saadaan apua ja miten tekemistä koordinoidaan.

Toimien oikea-aikaisuus optimoi resurssien käyttöä ja siten se myös hillitsee kriisin aiheuttamia kustannuksia. Kriisin jälkeen toimintakykyiset toimijat osaavat itsenäisesesti palautua vaikeasta tilanteesta, kun resurssia kriisinhallinnasta alkaa vapautua. Oikea-aikaisuuden myötä toimintoja ei jatketa pidempään kuin niille on tarvetta.

Johtamisen kannalta katsottuna itseohjautuvat, aktiivisesti viestivät toimijat vähentävät painetta vastuunkantajilta ja vapauttavat heidät miettimään, miten päästään eteenpäin. Muuttuvassa tilanteessa vastuullisten on kyettävä nousemaan operatiivisen toiminnan yläpuolelle. Johdon voimat eivät saa mennä tilannejohtamiseen, muuten kokonaisuus ei toimi eikä kriisistä palautumisen valmistelu etene.

Kalle Euro
Arkkitehtitoimistojen Liitto ATL:n toiminnanjohtaja
LCI Finlandin hallituksen jäsen

Kuva:  Laura Reinikainen/Dokista