Last Planner -menetelmä tuotannonohjaukseen

Last Planner on 1990-luvulla Yhdysvalloissa kehitetty menetelmä rakentamisen tuotannon ohjaukseen. Sen lähtökohtana oli huomio, että vain noin puolet viikkosuunnitelman mukaisista tehtävistä saadaan toteutettua kyseisen viikon aikana. Menetelmän periaatteena on tehdä työn kulusta ennustettavampaa sekä oppimisen kautta parantaa tuotannon ohjauksen systeemiä. Last Planner -menetelmä soveltuu suunnittelutyön tuotannon ohjaukseen, rakentamisen tuotannon ohjaukseen sekä ylläpitotöiden tuotannon ohjaukseen.

Nykytila

Monet aikataulutekniikat sisältävät samankaltaisia elementtejä, kriittisen polun menetelmä ja paikka-aika-kaavio. Tuotannon ohjauksen systematiikan puutteista johtuen tuotantoa ohjataan kuitenkin usein tilannekohtaisesti ja epäjärjestelmällisesti tai ohjaus jää osittain työryhmien omien päätösten varaan.

Last Plannerin avulla keskitytään häiriöttömän tuotannon edellytysten luontiin osallistamalla avainhenkilöitä yhteiseen aikataulusuunnitteluun, keskittymällä esteiden poistamiseen, lupaamalla toteuttaa viikkosuunnitelmiin asetetut aikataulutehtävät sekä mitata viikkosuunnitelmien luotettavuus ja analysoida poikkeamat, jotta tuotannon ohjauksen systeemiä voidaan parantaa ja kehittää.

Tavoite

Ennustettava häiriötön tuotanto
Oppiva ja kehittyvä tuotannon ohjauksen systeemi
Aikataulutehtävien käynnistämisen ja niiden häiriöttömän läpivientiä estävien esteiden tunnistaminen ja poistaminen

Menetelmäkuvaus

• Kireystasoltaan oikea yleisaikataulu, jossa tuotanto tahdistavat välitavoitteet on selkeästi tunnistettu
• Osapuolten yhtenäinen vaihesuunnittelu, jossa kaikki eri tehtävistä vastaavat henkilöt yhteisesti suunnittelevat nettoaika perusteisesti aikataulun, joilla yleisaikataulun välitavoitteet voidaan saavuttaa
• Järjestelmällinen valmisteleva suunnittelu, jossa 4-6 viikon aikajänteellä tunnistetaan ja poistetaan aikataulutehtävien käynnistämisen estäviä esteitä. Kyse on imuohjauksesta
• Viikkosuunnittelu vain niille tehtäville, joiden käynnistämisen edellytykset on varmistettu
• Viikkosuunnitelmien läpikäyminen/suunnittelu kaikkien sen toteuttamiseen osallistuvien henkilöiden kanssa
• Viikkosuunnitelman tehtävien toteutumisen tarkistaminen ja mittaaminen TTP% (tehtävien toteutumisprosentin) avulla.
• Tehtävien toteuttamatta jäämisen syiden selvittäminen ja vaikuttaminen syihin mm. 5 kertaa miksi analyyseillä
• Systeemin jatkuva parantaminen, joka näkyy parantuvana TTP%:na

Last Planner -menestystekijät ovat ihmisten (eri osapuolten) osallistaminen tuotannon ohjaukseen, esteiden tunnistaminen ja poistaminen eli jatkuva edellytysten luominen häiriöttömälle tuotannolle. Sitoutuminen viikkosuunnitelmien toteuttamiseen sekä mittaus ja oppiminen.

Last Plannerista vastaavat projektipäällikkö tai vastaava työnjohtaja/asiantuntija. LPS:n käyttöön osallistuvat periaatteessa kaikki työntekijät.

LPS

Tulosten arviointi/seuranta

Tuloksia seurataan viikkosuunnitelmiin asetettujen tehtävien toteutumisprosentin avulla (TTP %). Sitä seurataan osittelun tai vastuujaon mukaisesti sekä koko hankkeen/kohteen osalta. TTP %:t muodostavat käyrän, jonka muodon perusteella voidaan todeta tuotannon ohjauksen kehittyminen. Mikäli käyrä on nouseva, systeemi paranee eli aikataulun ennustettavuus ja luotettavuus paranee. Mikäli käyrä ”sahaa” ylös alas, on systeemi vielä häiriöherkkä ja projektilla on panostettava entistä enemmän esteiden tunnistamiseen ja poistamiseen sekä sitoutumiseen viikkosuunnitelmien toteuttamiseen.

Vakiinnuttaminen käytäntöön

Last Planner -systeemi vakiintuu käyttöön kurinalaisella toiminnalla. Ensiksi kannattaa kiinnittää erityistä huomiota vaiheaikataulujen laadintaan. Yhteinen laatiminen esim. post it -lapuilla on visuaalista ja paljon informaatioita tuottavaa, jopa hauskaa.

Esteiden tunnistaminen vaatii yhteisiä tehokkaita palavereita, jossa voidaan avoimesti nostaa esiin kaikki esteet sekä vastuuttaa niiden poistaminen.
Viikkosuunnitelmat pitää vaatia ja niiden tasoa on nostettava tasolle, jossa viikkosuunnitelma on konkreettinen suunnitelma ko. viikon tehtävien toteuttamisesta.

Usein vaikein pala on palautteen antaminen eli viikkosuunnitelmien toteutumisprosentin laskeminen ja niiden avoin käsittely. Kun tuo kynnys on projektilla ylitetty, alkaat tulokset poikkeuksetta paranemaan.


Lauri Merikallio, 2015-05-03