Tilaajan tavoitteisiin suunnittelu – Target Value Design (TVD)

Tilaajan tavoitteisiin suunnittelulla tarkoitetaan yhteistoiminnallista suunnitteluprosessia, johon osallistuvat tilaajat ja käyttäjät, suunnittelijat, rakentajat kustannuslaskijoineen sekä avainalihankkijat. Prosessin tavoitteena on yhteistyössä suunnitella ratkaisut ja niiden toteuttaminen siten, että varmistetaan paras mahdollinen arvon tuotto tilaajalle ja käyttäjille. Budjetti on yksi suunnittelukriteereistä. Tilaajan tavoitteisiin suunnittelu -prosessissa on onnistuttu erityisesti silloin, kun toiminta on tehty Big Roomiksi kutsutussa yhteisessä tilassa.

Tilaajan tavoitteisiin suunnittelua tehdään erityisesti yhteistoiminnallisissa urakoissa (allianssit, SR/ST, PPP ja osittain myös PJU), joissa osaajat on integroitu toimimaan yhdessä projektin aikaisessa vaiheessa. Parhaat tulokset saavutetaan, kun prosessiin osallistuvat henkilöt ovat oppimassa samalla lean-ajattelua ja soveltamassa lean-projektisysteemiä suunniteltavaan projektiin.

Nykytila

Tilaajan tavoitteet ohjaavat perinteistäkin suunnitteluprosessia, mutta kustannukset tulevat kustannusarvioiden kautta ja suunnittelun hinnoittelu tapahtuu vasta rakentamisvaiheessa. Tällaisesta prosessista seuraa usein runsaasti uudelleen suunnittelua, rakentamisaikaista lisä- ja muutostyötä sekä  laadullisia ja ajallisia kompromisseja.

Tilaajan tavoitteisiin suunnittelussa muuttuu erityisesti tapa tehdä töitä. Big room -ympäristössä tilaajan, suunnittelijoiden ja rakentajien asiantuntijat luovat työpajatyöskentelyllä ja vapaamuotoisella vuorovaikutuksella enemmän ideoita ja innovaatiota, joilla lopputuotteen laatu eli arvontuotto voidaan varmistaa.  Samalla voidaan varmistaa hukan eliminointia suunnittelussa ja rakentamisessa. Tyypillisesti myös elinkaarikustannusten tuominen mukaan kustannustarkasteluun luo parempaa kokonaisoptimointia tilaajalle/omistajalle.

Tavoite

Suunniteltu lopputuote palvelee paremmin käyttäjää ja sen (liike)toimintaa.

Suunniteltu lopputuote tuottaa paremman kannattavuuden tilojen omistajalle /mininoi elinkaarikustannuksia.

Suunnittelu- ja rakentamisprosessi sujuu paremmin ja tehokkaammin ja tuottaa lisäarvoa henkilöille ja yrityksille.

Menetelmäkuvaus

Tilaajan tavoitteisiin suunnittelu -prosessista vastaa projektipäällikkö ja/tai suunnittelun ohjauksesta vastaava henkilö. Prosessin onnistuminen edellyttää tilaajan/käyttäjien tavoitteiden ja toiminnan hyvää ymmärrystä ja sitoutumista niiden heidän tavoitteittensa toteuttamiseen. Tilaajan tavoitteisiin suunnittelu -prosessin onnistumista edesauttavat useat työkalut, kuten Big room -toiminta, tietomallintamisen hyödyntäminen, Last Planner Systeemin käyttö sekä visuaalinen johtaminen. Prosessin päävaiheet ovat seuraavat:

  • Projektin alkuvaiheessa (kehitysvaihe,  ST/KVR- urakan tarjousvaihe) päätetään tavoitekustannustaso M€
  • Tavoitekustannustaso pilkotaan osatavoitteiksi (tekniikka)tiimeille, jotka koostuvat suunnittelijoista, rakentajista ja toteutusmuodosta riippuen aina myös tilaajista ja käyttäjistä
  • Tarkistetaan suunnitteluperusteet ja laatuvaatimukset
  • Parannetaan lähtötietoja
  • Tehdään suurien linjauksien suunnittelua, ideointia ja innovointia. Tavoitteena ylläpitää useampia ratkaisuvaihtoehtoja, jotta vältetään ns. negatiivinen iteraatio, jossa aikaisin kiinni lyöty suunnitteluratkaisu joudutaan hylkäämään kalliina tai muuten vaikuttavuuksiltaan tilaajan tavoitteiden vastaisen ja joudutaan palaamaan  takaisin muihin suunnitteluratkaisuihin. Tällaisesta voi aiheutua merkittäviä aikataulu- ja kustannusongelmia. Suunnitteluratkaisuille on määritettävä ns. viimeinen mahdollinen hetki (Last Responsible Moment), johon mennessä suunnitteluratkaisu on päätettävä, jotta suunnittelu voi edetä häiriöittä.
  • Tunnistetaan ja pienennetään riskien kustannusvaikutuksia
  • Käsitellään tavoitekustannusarvioita ja tehdään niiden perusteella johtopäätöksiä ja ohjaustoimenpiteitä. Hyvin toimiva Tilaajan tavoitteisiin suunnittelu -prosessi tuottaa informaatiota viikottain projektin johtamisen tueksi. Projektin ohjausryhmä/johtoryhmän tulee saada informaatiota kustannusarvion kehittymisestä 1-2 kk:n välein.
  • Lyödään lopullinen laajuus ja laatutasot lyödään kiinni
  • Kustannuslaskijat ja mahdolliset tilaajan Kustannusasiantuntija osallistuvat tiimien työhön
  • Lopullinen tavoitekustannus/hinta lyödään lukkoon kehitysvaiheen/tarjousvaiheen loppuvaiheessa sisältäen tarvittavat dokumentit (esim. alliansseissa kustannusasiantuntijoiden lausunnot sekä riski- ja mahdollisuusraportin)

Tulosten arviointi/seuranta

Lopputuotetta voidaan arvioida erilaisilla mittareilla, kuten  investointi euroa/m2, energiatehokkuus, käyttökustannukset/m2, vuokratuotto/m2, käyttäjätyytyväisyys, projektiin osallistuneiden henkilöiden tyytyväisyys

Vakiinnuttaminen käytäntöön

Tilaajan tavoitteisiin suunnittelu yhteistoiminnallisissa toteutusmuodoissa lähtee tilaajan vaatimuksesta ja valmiudesta osallistua TVD-prosessiin. Toimivat Big room -käytännöt ja kannustavat johtamistavat nopeuttavat TVD-prosessin vakiintumista. TVD-prosessin käyttöä tukevat mm. seuraavat asiat:

BIM:n laaja käyttö ja hyödyntäminen

Arvoketjujen kuvaaminen (Value stream mapping – VSM)

Set based design -ajattelu

Tilaajan tavoitteista johdettu suunnitteluratkaisujen valintamenettelyt (Choosing By Advantages)


Lauri Merikallio, 2015-05-06