Riippuvuusmatriisi – Design Structure Matrix (DSM)

Tehtävien välisiä riippuvuuksia ei ole tunnistettu tai jos on, ne on harvoin osattu esittää strukturoidusti. Tieto riippuvuuksista on asiantuntevien projektipäälliköiden ja suunnittelijoiden hiljaisena tietona, joka vain harvoin esitetään visuaalisesti ja havainnollisesti koko hankeorganisaatiolle.

• Yksinkertainen ja ytimekäs tapa esittää monimutkaisia järjestelmiä
• Nostaa esiin järjestelmässä esiintyvien elementtien riippuvuussuhteita ja tiedonkulun malleja
• Monikaisten järjestelmien hallinta
• Tietovirtojen, tehtävien järjestyksen ja iteraatioiden esiinnostaminen
• Prosessien virtaviivaistaminen optimoimalla toisistaan riippuvien tehtävien välistä tiedonkulkua
• Muutosten hallinta

Design Structure Matrix (DSM) on taulukko, jossa esitetään järjestelmän eri elementtien väliset riippuvuussuhteet. Tyypillisesti elementit ovat projektin tehtäviä, mutta matriisia voi yhtälailla hyödyntää henkilöiden tai henkilöiden ja tehtävien välisten riippuvuuksien tunnistamiseen.

Taulukko rakentuu siten, että elementit asetetaan taulukon rivien ja sarakkeiden otsikoiksi samassa järjestyksessä. Koska tehtävä ei voi olla riippuvainen itsestään, merkitään diagonaali tummaksi. Taulukossa merkit tietyssä sarakkeessa kuvaavat lähtötietoja, joita tarvitaan kyseisessä sarakkeessa olevan tehtävän suorittamiseen. Vastaavasti rivin lukeminen paljastaa mitkä ko. tehtävän lopputulokset (output) ovat muiden tehtävien lähtötietoja (input).

Kuvasarjassa 2 on esitetty yksinkertainen esimerkki ja toimintalogiikka tehtävien optimaalisen toteutusjärjestyksen löytämiseksi ja riippuvussilmukoiden tunnistamiseksi.

a) Osittamaton matriisi sen alkuperäisessä järjestyksessä.
b) Tehtävä F ei ole riippuvainen muista tehtävistä (sarake F on tyhjä). Siirretään se matriisissa ensimmäiseksi ja jätetään huomioimatta myöhemmissä tarkasteluissa.
c) Tehtävä E ei tarjoa muille tehtäville lähtötietoja (rivi E on tyhjä). Siirretään se matriisin viimeiseksi ja jätetään huomioimatta myöhemmissä tarkasteluissa.
d) Jäljellä olevassa matriisissa ei ole tyhjiä rivejä eikä sarakkeita. Valitaan ensimmäinen tehtävä A ja jäljitetään sen riippuvuus tehtävään C. Havaitaan, että C on riippuvainen tehtävän A lopputuloksesta. Koska tehtävät A ja C muodostavat silmukan (coupled), yhdistetään ne myöhempää tarkastelua varten yhdeksi tehtäväksi AC.
e) Tehtävä CA ei tarjoa muille tehtäville lähtötietoja (rivi CA on tyhjä). Siirretään se matriisin viimeiseksi ja jätetään huomioimatta myöhemmissä tarkasteluissa.
f) Valitaan seuraava vapaa tehtävä B ja jäljitetään sen riippuvuudet. Tehtävä B riippuu tehtävä G:stä, joka riippuu D:stä joka riippuu B:stä. Viimeinen silmukka muodostuu kaikista jäljellä olevista tehtävistä.
g) Lopullinen ositeltu matriisi.

Käytännössä monimutkaisten matriisien ratkaiseminen käsi on työlästä. Markkinoilla on kuitenkin useita ohjelmistoja, joiden avulla suuretkin matriisit voidaan ratkaista helposti.

Riippuvuusmatriisin tulosten arviointi on hyvä tehdä yhdessä niiden avainhenkilöiden kanssa, jotka ovat tietoja matriisiin antaneet. Matriisin ratkaisun oikeellisuus on suoraan riippuvainen asiantuntijoiden kyvystä ositella tehtäviä ja tunnistaa niiden välisiä riippuvuuksia. Matriisi voi tarjota ratkaisuksi yllättävän, perinteisestä hyvinkin poikkeavan toteutusjärjestyksen, minkä takia se on hyvä käydä huolellisesti läpi ja arvioida tuloksen oikeellisuus ja muokata tarvittaessa. Matriisin tarkentaminen, täydentäminen ja päivittäminen hankkeen edetessä on myös hyödyllistä.

Tulosten vakiinnuttamisen kannalta oleellista on avainhenkilöiden sitouttaminen. Menetelmän antama tulos on juuri niin hyvä kuin siinä esitetyt elementit ja niiden riippuvuudet ovat. Oleellista on määrittää menetelmän käyttötarkoitus ja laajuus, jonka perusteella aineisto kerätään. Kerääminen voi tapahtua esimerkiksi haastatteluiden tai käytännön havaintojen avulla.

Elementtien (esimerkiksi suunnittelutehtävien) listaaminen, osittelu ja mahdollinen tarkentaminen kannattaa tehdä yhdessä asiantuntijoiden kanssa. On hyvä huomioida, että ihmisten on yleensä huomattavasti helpompi kertoa, mitä tietoja he tarvitsevat muilta, kuin mitä muut tarvitsevat heiltä. Lisäksi ihmisillä on taipumus vaatia mahdollisimman paljon tietoa (riippumatta siitä tarvitsevatko he sitä vai eivät), minkä takia matriisia saattaa helposti täyttyä liikaa ja ratkaisun löytäminen vaikeutua.

Menetelmän antama suoritusjärjestys saattaa merkittävästi poiketa perinteisin menetelmin tehdystä aikataulusta, minkä takia ositeltu matriisi on hyvä käydä läpi ja perustella määriteltyjen riippuvuuksien avulla, miksi poiketaan totutusta toimintatavasta ja toteutusjärjestyksestä.

www.dsmweb.org