Käännetty vaiheaikataulu (KVA) -tilaisuudet
Rakennushankkeet ovat monimuotoisia ja niiden toteutukseen osallistuu kymmeniä eri tahoja. Pelkästään yleisaikataulu ei tarkkuutensa puolesta riitä työmaan ohjaukseen, joten rakentamisen eri vaiheet täytyy aikatauluttaa tarkemmin vaiheaikatauluina. Käännetty vaiheaikataulu (KVA) -tilaisuudessa laaditaan yhdessä aikataulu, johon osapuolten on helppo sitoutua. Tilaisuudessa voidaan aikatauluttaa muun muassa rakentamisen tai suunnittelun tehtäviä tai niiden yhdistelmiä.
Nykytila
Pääurakoitsija (PU) laatii aikataulut usein yksin ja tehtävien mitoitus vaihtelee RATU-tyylisestä aina mutu-mitoitukseen. Tiedon puutteen vuoksi pääurakoitsija joutuu olettamaan useita asioita, jotta aikataulu saadaan laadittua. Tämä ei luonnollisesti ole oikea tapa, jos haluamme hyödyntää osapuolten osaamista parhaalla mahdollisella tavalla ja sitouttaa työntekijät.
Rakentamisen suurimpia hukkatekijöitä ovat kommunikoinnin puute sekä työntekijöiden potentiaalinen hyödyntäminen. Onkin erittäin tärkeää tiedostaa tämä ja muuttaa toimintatapoja siten, että osapuolet saadaan ymmärtämään yhteinen tavoite ja sitoutumaan sen toteuttamiseen.
Nykyäänkin tehdään aikatauluja yhdessä urakoitsijoiden tai muiden sidosryhmien kanssa, mutta suuri ero vanhoihin menetelmiin on KVA-tilaisuuden tapa aikatauluttaa välitavoitteesta taaksepäin ja sitouttaa jokainen osapuoli oman vastuualueen aikatauluttamiseen.
Tavoite
Jotta kaikki osaaminen saadaan hyödynnettyä, voidaan vaiheaikataulu laatia yhdessä osapuolten (mm. aliurakoitsijat, suunnittelijat) kanssa. Vaiheaikataulutilaisuus onkin hyvä toteuttaa käännetyssä muodossa välitavoitteesta taaksepäin.
Onnistuneen KVA-tilaisuuden jälkeen osapuolet ovat sitoutuneet tuleviin tehtäviinsä ja ovat tietoisia niiden riippuvuudesta muihin työvaiheisiin. Lopputuotteena on yksityiskohtainen ja toimiva aikataulu.
Menetelmäkuvaus
KVA-tilaisuudessa suunniteltavan kokonaisuuden osapuolet kokoontuvat yhteen ja laativat suunnitelman käänteisesti välitavoitteesta kohti nykyhetkeä. Tilaisuuden järjestäjä on valmistellut neuvotteluhuoneen seinälle kalenterin, missä näkyy tavoite, sijainnit ja viikonpäivät / viikot ajanjaksolle (riippuen vaiheen pituudesta). Tilaisuuteen osallistuvat ovat valmistelleet omat tehtävänsä valmiiksi, eli selvittäneet määrät, resurssitarpeen ja työsaavutukset. Jos KVA-tilaisuus järjestetään jonkin tuotannon välitavoitteen aikatauluttamiseksi, on tärkeää saada paikan päälle aliurakoitsijoiden nokkamiehet, jotka itse työn myös tekevät.
Tilaisuudessa jokainen täyttää PostIt-lappuja omien töiden osalta. Yleensä yksi lappu vastaa yhtä päivää aikataulussa. Täytettyjä lappuja kiinnitetään seinälle välitavoitteesta taaksepäin. Perusajatusmalli on, että kysytään ”mikä on viimeisin työtehtävä, jotta välitavoite täyttyy?” ja tästä eteenpäin ”mitä olla tehtynä, jotta tehtävä voidaan aloittaa?” Välitavoite on myös sellainen, jonka täytyy pitää. Tästä syystä on helpompi lähteä iteroimaan vaihtoehtoja, kun edes toinen pää pysyy paikallaan.
KVA-tilaisuuden aikana jokainen käy laittamassa oman työnsä osalta tehtäviä kuvastavat laput seinälle, jolloin saadaan muodostettua tehtävien välinen riippuvuusketju. Tämän jälkeen tehtävien ajoituksia ja kestoja säädetään, jotta työt ja resurssit saadaan optimoitua suunnitellulle aikavälille.
Tilaisuuden jälkeen seinälle syntynyt aikataulu on hyvä siirtää sähköiseen muotoon aikatauluohjelmaan, jotta se voidaan jakaa osapuolilleja jotta sitä voidaan valvoa. Aikatauluohjelman avulla voidaan myös tehdä viimeinen viilaus, eli poistaa resurssipiikit ja varmistaa, että työt etenevät yhtenäisesti paikasta toiseen.
KVA-tilaisuuden järjestää perinteisesti pääurakoitsija. Tilaisuutta varten PU:n osallistujat perehtyvät omaan osuutensa ja käyvät läpi omat tavoitteensa. Tilaisuudella täytyy olla vetäjä, kuka vastaa siitä että tilaisuuden tavoitteet täyttyvät, eli aikataulu saadaan laadittua ja välitavoitteet saadaan täytettyä. Lisäksi tilaisuudesta on hyvä laatia pöytäkirja, mihin kirjataan tärkeimmät käsitellyt asiat ja päätökset.
Tulosten arviointi/seuranta
KVA-tilaisuuden onnistumisen perustuu siihen, että itse tekijät ovat olleet mukana aikataulun laatimisessa. Hyödyn huomaa myös tilaisuuden aikana syntyneestä keskustelusta, joka edistää ja varmistaa tiedon välittymistä eri osapuolille. Onnistunut KVA-tilaisuus vaatii kuitenkin sen, että kaikki mitoittavat tehtäviensä keston rehellisesti eikä kestoissa ole pelivaraa. Jos jokainen mitoittaa tehtävänsä varmuuskertoimien kanssa, ei edes ennakoinnilla voida varmistaa, että jokainen tehtävä pääsee alkamaan ajallaan. Epävarmuuksien varalle määritettävät pelivarat onkin syytä sijoittaa tehtävien väliin.
Vakiinnuttaminen käytäntöön
KVA-menettelyn vakiinnuttaminen edellyttää useampia tilaisuuksia, jotta oikeat toimintatavat löytyvät. Tämän jälkeen KVA-tilaisuuden järjestäminen on yhtä luontevaa kuin minkä tahansa muunkin palaverin. Kun osallistujillekin kertyy kokemusta tilaisuudesta, tilaisuuden laatu ja tehokkuus paranevat entisestään.
KVA-tilaisuuksia pidettiin aluksi rakentamisen työvaiheista, kuten luovutusvaihe tai sisävalmistusvaihe, sekä pienemmistä työkokonaisuuksista, kuten yhden kerroksen runkovaiheen töistä. Käytännön vakiinnuttua on huomattu sen hyöty myös suunnittelun aikataulutuksessa, sekä töiden ja työpiirustusten yhteensovittamisessa.
