Lean työkaluja ja prosesseja käytetään jo melko sujuvasti hankkeen rakennussuunnitteluvaiheessa ja rakentamisessa, mutta tarveselvitys ja hankesuunnittelu, mikä pitää sisällään tilatarpeen määrittämisen ja tilaohjelman laatimisen, jää liian usein vähemmälle tarkastelulle. Tässä vaiheessa olisi kuitenkin huimasti potentiaalia parantaa hankkeen lopputulosta sekä toimivuuden, että taloudellisuuden osalta.

Tilaohjelma tulee usein suunnittelijoille lähtötietona. Sen on saattanut laatia tilaaja yksin tai yhdessä käyttäjien edustajien kanssa, perustuen senhetkisen tai tulevan käytön tarpeisiin, toiveisiin, esimerkkikohteisiin tai näiden yhdistelmään. Tilaohjelman laatimisessa käytettään apuna usein myös arkkitehtia, mutta on kohtalokasta olettaa, että kaikki arkkitehdit olisivat tässä työssä ydinosaamisalueellaan, tai että heillä olisi siihen tehtävään aina edes suurta kiinnostusta, varsinkaan kustannusten säästöjen näkökulmasta. Arkkitehdin intressissä on usein enneminkin väljä tilaohjelma, joka antaa mahdollisuuksia toteuttaa hienoa arkkitehtuuria mahdollisimman vaivattomasti. Myös mahdollinen pinta-alaan sidottu palkkio ajaa arkkitehtia suosimaan väljempää tilamitoitusta.

Tilaohjelmalle on usein asetettu yleisiä tavoitteita tai vaatimuksia, esim. brm2/ hlö tai erilaisten toimintojen vaatimien pinta-alojen toteutuminen, mutta näidenkään tavoitteiden toteutuminen ei yksistään takaa toimivaa tai tehokasta kokonaistilarakennetta tai edes tehokkuutta. Jos, ja kuten usein on, tilaajallakaan ei ole tästä työvaiheesta merkittävää kokemusta, saattaa suunnittelun lähtötiedoksi päätyä hyvinkin tehoton ja jopa käyttötarkoitukseensa toimimaton tilarakenne, jota ei välttämättä kyseenalaisteta suunnittelun missään vaiheessa.

Koska tilaaja- tai käyttäjäorganisaatiolla ei aina ole kokemusta suunnittelu- ja rakennusprojektista, ei heillä myöskään silloin ole edellytyksiä arvioida tai hahmottaa tulevan rakennuksen toimivuutta tilaohjelmaa tai edes suunnitelmapiirustuksia tarkastelemalla. Tällöin huonot tilaohjelmaratkaisut saattavat tulla havaituksi vasta kun suunnitelmia esitellään tietomallin avulla. Pahimmillaan huonot ratkaisut hahmottuvat vasta rakennusvaiheessa, jolloin muutokset suunnitelmiin tulevat jo hyvin kalliiksi.

Tilaohjelma voi olla myös huono olemalla tehoton. Tällöin sen sisältämät turhat neliöt kuormittavat kokonaisbudjettia sekä rakennuksen tulevia ylläpitokustannuksia ja hiilijalanjälkeä, mitkä usein ovat rakentamistakin merkittävämpi kuluerä jos lasketaan elinkaarikustannuksia.

Panostamalla riittävästi hankkeen alkuvaiheiden suunnitteluun, erityisesti toimivaan ja tarkoituksenmukaiseen tilaohjelmaan, voidaan vaikuttaa tulevan hankkeen kustannustasoon huomattavasti enemmän, kun sen myöhemmissä vaiheissa, joiden prosesseja on optimoitu jo vuosikymmenten ajan mm. lean menetelmien avulla.

Valitettavasti perusteellisemman tarve- ja hankeselvitystyön tilaaminen on ainakin julkisille tilaajaorganisaatioille haastavaa, sillä tällä hetkellä ei ole olemassa laajasti käytössä olevia prosesseja tai työkaluja näiden työvaiheiden kuvaamiseen ja kilpailuttamiseen. Tiedon puuttuessa, nämä työvaiheet menevät hankintakilpailuissa useimmiten halvimmille tarjoajille, jotka ovat luonnollisestikin laskeneet sen suorittamiseen lyhimmän mahdollisen ajan. Pieni säästö hankkeen alkuvaiheessa maksaa kuitenkin pahimmillaan miljoonia rakennusvaiheessa ja rakennuksen elinkaaren aikana. Viisas tilaajaorganisaatio panostaa enemmän, sekä ajallisesti, että rahallisesti, alkuvaiheen suunnitteluun ja vaihtoehtojen iterointiin tilaohjelmavaiheessa.

Tilaohjelman kehitystä ohjaamaan on mahdollista tehdä myös simuloitua kustannuslaskentaa. Erilaisten tilavaihtoehtojen kustannusten näkyväksi tuominen mahdollistaa valintojen arvottamisen osana päätöksentekoprosessia. Asiantuntijan laatima tilaohjelmaan ja rakennekartoitukseen (korjausrakentaminen) perustuva kustannusarvio auttaa myös varmistamaan hankkeen toteutuskelpoisuuden ennen luonnossuunnitteluvaiheeseen siirtymistä. Hankkeissa, joissa kustannustehokkuus on kriittistä, on hyvin tehty tilaohjelma ja sen pohjalta varhaisessa vaiheessa tehty kustannusarvio sitäkin kriittisempi lähtötieto.

 

 

 

 

Arja Renell
Arkkitehti, konsultti
Renell & Käpp Architects, Haahtela
LCI Finlandin hallituksen jäsen