Big room -työskentelyn kulttuuri on muuttunut

Yhteistoiminnallisissa hankkeissa tavoitteena on luoda aidosti integroitu projektiorganisaatio, jossa eri osapuolet luottavat toisiinsa, arvostavat toisiaan ja työskentelevät yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi tiiminä. Yhteishengen syntyminen edellyttää paitsi tavoitteiden myös toimintamallien jakamista. Tässä ratkaisevassa asemassa on projektin osapuolten yhteinen työskentelytila, big room. Siirtyminen virtuaaliseen työskentelyyn on muuttanut työkulttuuria big roomeilla merkittävästi viime vuosien aikana.

Afryn Reijo Kuivamäen mukaan toimivaa big roomia ei voida suunnitella vain ylhäältä alaspäin, vaan yhteisen kulttuurin luomisen keskiössä ovat henkilöstön kuuleminen ja kaikkia projektin osapuolia palvelevien ratkaisujen tarjoaminen. Työntekijät sitoutuvat paremmin toimintatapoihin, jotka koetaan itselle tärkeiksi ja hyödyllisiksi. Hybridityöskentelyn aikana ratkaisevaa on ollut se, saapuuko henkilöstö ylipäätään fyysisesti paikalle tekemään töitä yhteiseen työtilaan.

Työn autonomia määrittelee vahvasti myös yhteisiä toimintamalleja

Yhteistoiminnallisissa sopimusmalleissa luodaan velvoite yhteistyöhön ja siksi sen toimintamalleihin on panostettu erityisesti allianssi- ja IPT-hankkeissa. Pelkkä sopimusmalli ei kuitenkaan riitä, vaan big roomin toimintatapojen suunnittelussa painotetaan koko ajan enemmän tiimiläisten henkilökohtaisten tarpeiden ja ambitioiden riittävää huomiointia. Oman elämän ja työelämän yhteensovittamisen haasteet pitää tunnistaa ja yhteisiä ratkaisuita on tarvittaessa räätälöitävä niiden mukaan.

Lisäksi big roomin tilojen ja tietoliikennejärjestelmien täytyy palvella hankkeen tekemistä. Sähköiset työkalut mahdollistavat yhteisen, ajan tasalla olevan tilannekuvan saatavuuden niin kotona kuin big roomilla työskentelevillekin. Kuivamäen mukaan ihmiset äänestävät jaloillaan, jos he eivät ole tyytyväisiä projektilla tehtyihin päätöksiin. Esimerkiksi jos yhteiseen työskentelytilaan kulkeminen on vaikeaa, ihmiset jäävät suuremmalla todennäköisyydellä etätöihin.

Etänä vai paikan päällä – yhteishengen luominen virtuaalisesti

Koronapandemian vauhdittama siirtyminen etätöihin on tuonut big room -työskentelyyn uudenlaisia haasteita, jotka hankaloittavat yhteistoimintaa. Vaikka monen rutiiniasian tekeminen saattaa onnistua etänä jopa tehokkaammin, erityisesti vaikeiden asioiden läpikäynti ja toimintamallien kehittäminen edellyttävät paikan päällä tapahtuvia kohtaamisia. Koronasta parhaiten selvisivät ne hankkeet, joissa yhteiset toimintatavat oli harjoiteltu kuntoon ennen siirtymistä etätöihin.

Etätyöskentelyä haastaa lisäksi henkilöstön eritasoinen suhtautuminen ja tottumus etäalustoilla tapahtuvaan vuorovaikutukseen. Jos se on entuudestaan tuttua esimerkiksi videopeleistä, valmiudet virtuaaliseen tiimityöhön ovat yleensä hyvät. Hybridityöskentelyn onnistumiseen big roomeilla pitäisi pystyä luomaan tasavertaiset edellytykset kaikille jäsenille.

Vaikka työkalut ja taidot menestyksekkääseen hybridityöskentelyyn olisivat kunnossa, mikään ei kuitenkaan korvaa ihmisten välistä kohtaamista. Johdon keskeinen tehtävä on luoda big room -työskentelylle ja vuorovaikutukselle sellaiset lähtökohdat, jotka tekevät siitä kaikille osapuolille innostavaa ja merkityksellistä.